La importancia de la información en la empresa

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La globalización de los mercados y el desarrollo de Internet, han potenciado de manera directa el valor de la información en las organizaciones.

La mejora en la competitividad empresarial exige conocer cuál es la evolución del mercado, que nuevas tendencias hay, como resuelve un problema nuestra competencia o adelantarnos en la creación de soluciones válidas para nuestro cliente.

Para ello, las organizaciones deben tener a su disposición información relacionada con su entorno, pues esta información, orientada a detectar nuevas oportunidades de negocio y articular sistemas para afrontar las amenazas, puede ser clave para la toma de decisiones de la empresa.

Se denomina vigilancia competitiva al proceso por el cual una empresa hace el esfuerzo de observar el entorno, captar información acerca del mismo, analizar y difundir esa información en su organización, con la finalidad de detectar hechos económicos que puedan ser determinantes para el futuro de su organización, bien porque representen una oportunidad de negocio o una amenaza para el mismo.

Los aspectos del entorno que la empresa u organización debe analizar son los siguientes:

  1. Entorno general, que analiza las tendencias políticas, normativas o sociológicas que influyan de manera directa o indirecta en la actividad empresarial
  2. Entorno sectorial, del mercado en que la empresa desarrolle su actividad, incluyendo servicios prestados por la competencia, tendencias en los gustos de los clientes, análisis de nuevos proveedores en el sector o productos que pueden ser sustitutivos de los generados por la empresa.

Pero el tratamiento de la información en la empresa, precisamente por el volumen de información que hoy manejamos, no es algo fácil y debe ser entendido como un proceso en sí mismo que debe realizarse de manera permanente y que se materializa en los aspectos siguientes:

  • Definición de los objetivos: antes de empezar con el sistema de búsqueda de información debemos hacer un análisis de los objetivos que perseguimos con la información.
  • Proceso de búsqueda: implica el análisis de las fuentes de información formales  (bases de datos, estadística, prensa, etc) e informales (foros, conversaciones, asistencia a congresos y ferias, etc) valorándolas en su justa medida y sistematizando su contenido.
  • Almacenamiento de esa información: principalmente en cuanto a las fuentes informales  que a veces tienen un gran valor y debemos articular un sistema de almacenarla para su posterior utilización.
  • Análisis y selección de la información: elaboración de un filtro informativo para captar la información que sea útil para la empresa.
  • Difusión de esta información entre los participantes de la empresa que vayan a utilizarla, para ponerla en valor y aprovechar su contenido. Es importante  que la información se difunda en la organización y que sea comentada, aportando los feedback que serán fundamentales para adaptarla a la realidad del entorno empresarial.
  • Protección de la información así generada dentro de la empresa: se trata de llevar una política de protección por parte de los integrantes, que evite la divulgación de la información analizada ya que  puede ser el origen  de una idea o proyecto de innovación. A tal efecto es importante seguir criterios básicos de protección de documentos, archivos, conversaciones etc.

Además, un sistema de búsqueda y análisis de información del entorno en la empresa, aporta las siguientes ventajas :

  • un mayor conocimiento de la organización,
  • un mayor conocimiento de quienes pueden ser las empresas con las que podemos cooperar y conseguir alianzas estratégicas. También nos informa de las personas o entidades con las que no procede tal colaboración,
  • mejora la posición competitiva de la empresa frente a la competencia,
  • mejora la gestión de la innovación dentro de la empresa,
  • dota de mayor capacidad de estrategia a la empresa que al conocer  el entorno general y sectorial, le facilita la generación de proyectos.

La  utilización de la información que se ha recopilado durante este proceso hace que la toma de decisiones en la empresa sea menos arriesgada, permitiendo además a la organización anticiparse a los cambios del entorno, lo que implica una ventaja competitiva de la empresa en su mercado, con mayores posibilidades de éxito empresarial.

Foto: Pixabay.com

 

Sobre María Jesús Garzón

 

Soy Licenciada en Derecho por la Universidad de Salamanca y gran parte de mi trayectoria profesional ha estado vinculada al empleo, asesoramiento a emprendedores y constitución de empresas .

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