Consejos de gestión eficaz del tiempo

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EN MEDIO DE TANTOS DISTRACTORES (PRINICIPALMENTE VIRTUALES) LABORALES Y SOCIALES SE REQUIERE UNA FUERTE DISCIPLINA PARA VENCER LOS VIEJOS HÁBITOS. 

Un día cualquiera. Llegas a la oficina, enciendes tu ordenador y al entrar a tu bandeja de entrada, de inmediato saltan a la vista correos urgentes por antender del día anterior y algunos que no atendiste en su momento, además de tu agenda diaria, te invitan a reuniones no planeadas, llegan a tu oficina colegas o subordinados que necesitan de tu apoyo o consejo, justo cuando saldrías temprano a una cita con tu medico. ¿Te suena familiar?

Un día cualquiera de alta interacción, donde estamos en medio de proyectos, tareas, planeación de fin de año, arranque del próximo, en fin una locura, donde buscamos días de 30 horas que no existen; además de tus compromisos personales y familiares. Entonces, ¿que hago? por ello te comparto estos tips que espero te ayuden a mejorar la gestión de tu tiempo.

1) HAZ TU PLANEACIÓN. Establece lo verdaderamente relevante y de alto impacto para tu Departamento y por ende la empresa. Priorice de mayor a menor impacto: urgente, importante, necesario y deseable. Te darás cuenta que bajo esta perspectiva, las tareas cambiarán de color.

2) LIMPIA EL ESCRITORIO Y BANDEJA DE CORREO DE DISTRACTORES. Las tentaciones de lectura en momentos de alto volumen de trabajo, interrumpen el ritmo y la concentración. Déjelos como “digestivo” después de comer o para el final de la jornada. El tiempo de más provecho laboral es las primeras horas del día, no los desperdicies.

3) ESTABLECE TUS OBJETIVOS. Primero que estén alineados con el propósito de tu trabajo y del Departamento para estar en sintonía con las expectativas de tus superiores. Deberán de ser específicos, mensurables, alcanzables, realistas y con fecha de caducidad.

4) DIVIDE TUS OBJETIVOS EN TAREAS. Detalla en pequeños pasos, las tareas por realizar para el logro de los objetivos. Es el primer paso para cumplirlos, de otra manera te perderas en “buenas intenciones”. Haciendo las cosas poco a poco,  llegarás a tierra prometida.

5) APROVECHA LA TECNOLOGÍA. Agendas electrónicas que se sincronizan con tu correo electrónico, o te más útil agenda escrita, pizarrones en la pared, deja de llenarte de papeletas adhesivas (post its) y toma un método donde dar seguimiento a tu responsabilidades.

6) SE FLEXIBLE Y REALISTA CON TU AGENDA. Reserva tiempo para interrupciones, distracciones y “emergencias” no planificadas. Reserva mayor tiempo para tareas prioritarias.

7) BUSCA UN BALANCE VIDA Y TRABAJO. No solo planees para cumplir metas laborales, la familia, tu salud, seguir capacitandose, los amigos, son de igual manera prioridades que merecen su tiempo y espacio.

8) DELEGA PERO NO TE DESENTIENDAS. Los asuntos que no merecen su atención, máxime en momentos críticos, deleguelos a sus colaboradores o pida ayuda a sus compañeros de Departamento. Pero no te desentiendas, dale seguimiento apenas puedas.

Espero te sean de utilidad y puedas vencer los viejos hábitos de querer hacer todo con la misma energía, siempre toma en cuenta que hay prioridadades.

Sobre Horacio González

Me dedico a proveer asesoría profesional para la implementación de prácticas exitosas que enriquezcan los procesos de gestión de talento humano

Ubicación:  Monterrey, Nuevo León, México

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