Autónomos: ¿Una factura electrónica es una factura en pdf?

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¡Hola queridos Ruter@s! Hoy os traigo un nuevo post con la intención de siempre de poder esclarecer algunos términos que cuando nos los mencionan o los vemos reflejados en algunos escritos, es cuando nos asaltan una serie de dudas respecto a los mismos.

Hoy vamos a que nos referimos cuando nos hablan de la factura electrónica, factura digital, e-factura...

¿Qué es una factura electrónica?

Cuando hablamos o leemos eso de factura electrónica, en el fondo nos estamos refiriendo ni más ni menos que…a una factura.

Por tanto, la factura electrónica tiene exactamente los mismos efectos legales que tiene cualquier factura tradicional en papel.

Si echamos una ojeada a la Dirección General de Tributos vemos como nos aclara esta cuestión, sin dejar margen a la duda:

“Se entiende por factura electrónica la factura reglamentaria que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, previo consentimiento del destinatario para recibirla por esta vía.”

En definitiva, cualquier factura en papel escaneada y enviada por mail, es una factura en formato electrónico, siempre y cuando se cuente con el consentimiento expreso del destinatario y se garantice su autenticidad.

Las facturas electrónicas pueden ser, facturas creadas desde programas de facturación que contienen datos estructurados y que pueden generarse de forma automática o simplemente, aquellas otras facturas que consisten básicamente en una imagen escaneada de un documento original o un fichero PDF.

Hasta que entró en vigor el nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2012, las facturas electrónicas debían ir firmadas digitalmente con un certificado reconocido por la Administración, pero este sistema resultaba muy engorroso y hacía que las empresas siguieran utilizando la factura tradicional en papel.

Desde el 1 de enero de 2015 se suprimió este requisito de firma, aunque se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, como en cualquier factura impresa remitida por correo ordinario.

Las facturas electrónicas, por lo tanto, deben cumplir los mismos requisitos que el resto de tipos de facturas.

Cómo garantizamos el contenido de una e-factura

Todos los modelos de facturas, sean del tipo que sean, tienen que garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad de su contenido.

El contenido de una factura en papel puede garantizarse con el sello y firma de la empresa que la emite. Es lógico, por tanto, que la factura remitida por correo electrónico cuente con unas garantías similares.

En el caso de la factura electrónica los sistemas que se admiten para garantizar el contenido son:

  • La firma electrónica reconocida.
  • Usar sistemas de intercambio electrónico de datos.
  • Otros sistemas distintos a los anteriores: En estos casos será necesaria una validación del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.

¿Qué ventajas nos otorga emitir una factura electrónica?

Además del hecho de que el envío de e-facturas por correo electrónico es un sistema ampliamente utilizado en las relaciones comerciales, al suponer un ahorro considerable de tiempo y costes de impresión, es menester destacar otra serie de ventajas como por ejemplo el hecho de que gracias a las mismas, se acortan los ciclos de tramitación, incluido el de cobro. La facturación online nos permite eliminar barreras y retrasos en el proceso. Esto significa que cobraremos más rápido, tendremos unas cuentas más saneadas y más tiempo para hacer crecer nuestro negocio.

Asimismo, se minimizan determinados errores humanos, que suelen producirse a la hora de crear nuestras facturas y que pueden causar graves perjuicios, tanto para el receptor de la misma como para el emisor, en materia fiscal

Indudablemente, el uso de facturas electrónicas, supone un valor añadido a nuestros clientes, quienes se benefician de la mejora en el servicio, al recibir la factura directamente en su mail, siendo más fácil, también para ellos, almacenar esa información.

Por tanto, agilizamos el acceso a las facturas emitidas y recibidas y reducimos el espacio necesario para su almacenamiento, lo que, dicho sea de paso, implica ahorro de tiempo, recursos y agobios, cuando estamos rodeados de papeles de facturas y más facturas en época de impuestos trimestrales o con la contabilidad.

Pero, si todo esto no termina de atraernos en demasía hacia el uso de las facturas electrónicas, hay que dejar claro que en los tiempos que corren hoy en día, usar este tipo de facturas es sinónimo de modernización. Daremos una imagen de empresa moderna, que se preocupa por la protección y confidencialidad de sus datos, al tener nuestras facturas mucho más seguras que si la tuviésemos en formato papel. Y daremos una imagen de empresa comprometida con el medio ambiente, ya que reducimos de manera considerable el uso del papel, con todo lo que eso conlleva de beneficioso para la naturaleza

Para finalizar, permítanme que les diga que cuando era niño, lo mejor de estas fechas era soñar y esperar que llegasen mis regalos…….este año, ya puedo decir que he recibido uno de los regalos que siempre soñé…..sois vosotr@s. Tod@s los que dedicáis unos minutos de vuestras vidas para leer mis post, tod@s los que al fin y al cabo, hacéis posible La Ruta.  Por ello, vuestra felicidad es mi mejor deseo para estas fiestas navideñas y para este año 2018 que nos espera a la vuelta de la esquina. ¿Gracias y Felices Fiestas de todo corazón!

Sobre Manuel Calle Mena

Abogado de profesión especializado en Administración de empresas y de personal, Orientador laboral, Técnico de inserción laboral y Formador, soy una persona que disfruta con lo que hace y que cada día se preocupa por aprender y poder dar un poco más. 

 

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