11 desventajas de usar WhatsApp como sustituto del email

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Se ha puesto de moda utilizar el WhatsApp como si fuera el correo electrónico. Y no, no lo es.

Sustituir el email por los mensajes instantáneos es reflejo de no conocer bien ambas herramientas y cómo utilizarlas de forma correcta, es decir, bajos conocimientos en educación digital.

WhatsApp es un servicio de mensajería para comunicaciones entre particulares. No está pensado para enviar archivos, documentos confidenciales, publicidad o newsletter.

Muchos profesionales piensan que, en comparación con el correo electrónico, es mucho más eficaz, inmediato y productivo. Otros además se creen super digitales por utilizarlo desde el escritorio del ordenador.

Desventajas de utilizar el WhatsApp para el trabajo

1. WhatsApp no es compatible con muchos teléfonos móviles

Muchos modelos de móviles no son compatibles con WhatsApp. No se puede utilizar ni en el teléfono ni en la versión escritorio (afecta a todas las marcas) No todo el mundo cambia de móvil cada 2 años.

2. Es informal

Supongo que tienes contactos/clientes que te escriben cada palabra de una frase en un mensaje, o que tan pronto te confirman una reunión, como te envían memes. Eso no es muy profesional.

Las buenas formas que aprendimos el siglo pasado con la correspondencia empresarial no han muerto, ahora se llaman Netiqueta. Por tanto, si escribes WhatsApp profesionales cuida la forma y el tono en los que redactas los textos. Una relajación e informalidad excesiva pueden afectar a tu imagen y reputación profesional.

WhatsApp está muy bien para confirmar una reunión o dar una respuesta rápida sobre algún tema. Para todo lo demás es mejor enviar un único correo electrónico con un asunto y detallando en un párrafo de varias líneas todo lo que necesitas, adjuntando archivos, en vez de bombardear con varios mensajes de 3 palabras. En lugar de enviar varias notas de voz seguidas, podrías llamar por teléfono y aclarar lo que sea en el mismo momento.

3. No es inmediato

Envías un mensaje y te crees que la otra persona lo va a ver al segundo. ¿En serio? ¿Con todo ese bombardeo que sufrimos todos a todas horas de otros contactos y grupos?

Te diré que muchas personas tienen desactivadas las notificaciones, trabajan con el móvil fuera de la vista o incluso lo tienen apagado. Están evitando distracciones. Así que no, ni lo verán en el momento ni recibirás una respuesta inmediata.

Además todos tenemos la app del correo electrónico en el Smartphone. Es decir, un email llega igual de rápido que un WhatsApp, con la ventaja de que en un correo puedes explicar todo con más detalle y por el asunto del mismo la otra persona verá si es urgente o no.

El 61% de los emails enviados se abren en un móvil. El 75% de las personas revisan sus correos varias veces a lo largo del día desde su smartphone - datos 2018

4. Es estresante

El que envía el WhatsApp siempre se queda mirando a la pantalla a ver cuando aparece el doble check azul. Luego se estresa porque pasan los minutos y no recibe respuesta.

Por otro lado, cuando eres tú el que ve en pantalla todas las notificaciones, te agobias. A losmensajes de grupos de amigos, familiares, del cole de tus hijos, ahora se suman los contactos profesionales.

5. La delgada línea entre lo profesional y la vida privada

Al hilo del párrafo anterior, si trabajas por cuenta propia, ya te habrás dado cuenta que hay clientes para los que el WhatsApp es una mezcla de correo electrónico, chat quinceañero y muro de Facebook al mismo tiempo.

Te escriben por temas de trabajo, pero también te mandan frases motivacionales, tazas de café, gifs, fotos de sus actividades de ocio, etc. Poco importa que sean las 10:00, las 22:00, fin de semana o tus vacaciones.

A otros les escribes correos electrónicos de trabajo y no te responden por email, que es donde estás esperando tú sus noticias. Si te contestan, lo harán por WhatsApp.

6. Los malos entendidos

Si ya es difícil comunicarse por email y que todo el mundo comprenda lo que has escrito, imagínate por WhatsApp: errores gramaticales, ortográficos, no utilización de signos de interrogación/exclamación, correctores que no corrigen, abreviaturas y emoticonos que cambian según uses Android o Apple.

A esto se le suma que los WhatsApp no se leen con debida atención porque vamos por la calle, en el metro, estamos viendo la tele … Entiendes la mitad de las cosas gracias a la multitarea.

7. No es una herramienta de trabajo

Si envías archivos para completar informes, presentaciones, reportes, etc. no es posible editarlos en el mismo WhatsApp. Obligas a la otra persona a tener Office en el móvil o a que tenga que reenviárselo al correo para descargárselo en el ordenador y trabajar en el archivo en cuestión.

Las capturas de imagen y los PDFs no se leen bien, en muchas ocasiones, por el tamaño de pantalla del móvil. No todo el mundo tiene un smartphone tamaño tablet.

Apuesto a que si tú usas WhatsApp Web es porque no ves bien los mensajes en el móvil y prefieres leerlos en grande en el ordenador (72% de los españoles tiene problemas de visión y el 67% tiene presbicia, incluyendo a los jóvenes precisamente por el abuso del móvil).

8. WhatsApp es un caos para trabajar

Si te parece una pérdida de tiempo leer todos los emails que recibes, quizás es que no sabes utilizar bien el programa (crear reglas y filtros), escanear los asuntos y priorizar temas importantes. Volvemos al principio del post, quizás no seas tan digital como te piensas. Tranquilo, el 93% de los europeos (de 16 - 65 años) tampoco no sabe utilizar con soltura el ordenador.

La gran desventaja de WhatsApp como sustituto del email es no puedes organizar los mensajes.

Imagina que tienes que buscar una información que te enviaron hace tiempo por esta vía. Ya te veo subiendo hacia arriba por la pantalla, buscando entre los cientos de mensajes.

Con el correo electrónico tienes la posibilidad de filtrar correos por remitente, asunto, fecha, etc. y te será más fácil la búsqueda. Puedes archivar los correos importantes en carpetas para tenerlos siempre a mano. Te permite hacer un seguimiento eficiente de los asuntos pendientes y no perder el tiempo.

9. WhatsApp agota la batería y la memoria del móvil

Los menajes de texto, las imágenes, las notas de voz y los vídeos agotan la batería, lo que obliga a llevar el cargador del móvil en el bolsillo si no quieres quedarte incomunicado y evitar que te dé un ataque de FoMo. Además ocupan mucho espacio en la memoria.

10. Se pueden perder todos los mensajes

Si limpias el historial para tener más espacio de almacenamiento, eliminarás también todas tus conversaciones profesionales importantes.

¿A quién no le ha pasado alguna vez que actualizó el software del móvil y perdió contactos, mensajes, apps? Lo mismo sucede cuando hay alguna actualización de WhatsApp y no tienes habilitado el respaldo de datos, perderás todas tus conversaciones.

11. No es un sistema seguro de envío de información

¿No te has dado cuenta de que los mensajes de autenticación de transacciones bancarias, verificación de cuentas de usuario o confirmación de envíos, se hacen por SMS? WhatsApp no está a salvo de los hackers. Así que enviar por esta vía archivos con información sensible o importante de la empresa no es buena idea.

Si es un drama perder o que te roben el móvil, imagínate, si además tienes en él todos esos whatsapps de trabajo.

Sobre Esther Carretero

Licenciada en Estudios Internacionales e Iberoamericanos. Con dilatada experiencia laboral en el extranjero y en empresas multinacionales. Disfruto viajando y conociendo otras formas de vida, culturas y costumbres.

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